社内の情報を一元管理するには？顧客管理を効率化する方法

私たち税理士法人ゼロベースは、過去の前提にとらわれない「ゼロベース思考」でお客様の無駄を削減し、本業に集中できる環境づくりを支援する伴走型の税理士法人です。

企業では、顧客情報や契約書、社内資料、打ち合わせ履歴など、さまざまな情報を管理しています。

クラウドサービスの普及によって情報共有は便利になりましたが、「必要な資料がどこにあるかわからない」「複数のツールを開かなければ情報を確認できない」といった課題もあります。

こうした課題を解決する方法の一つが、社内ポータルの構築です。

さらに、AIを活用すれば、必要な機能の整理や画面設計、プログラム作成などを効率化できる可能性があります。

ゼロベースでも、複数のシステムに分散していた顧客情報へアクセスしやすくするため、社内ポータルを構築し、継続的に改善しています。

この記事では、AIを活用した社内ポータルの作り方や導入メリット、注意点、ゼロベースでの活用事例について解説します。

社内ポータルとは？情報を一元管理する仕組み

社内ポータルとは、従業員が業務に必要な情報やシステムへアクセスするための入口となるWebサイトやシステムです。

企業では、顧客情報や契約書、社内資料などを複数のツールで管理しているケースがあります。

たとえば、以下のような管理方法です。

• 顧客情報：顧客管理システム
• 契約書・社内資料：Googleドライブ
• 社内外の連絡：Chatwork
• 業務スケジュール：Googleカレンダー
• 会計情報：freee会計
• 給与・労務情報：freee人事労務

情報が分散していると、確認する内容によってツールを切り替える必要があります。

社内ポータルを構築すれば、これらのシステムや資料への入口をまとめ、一つの画面からアクセスできるようになります。

すべてのデータを一つに集める必要はない

情報の一元管理では、必ずしも既存システムを廃止したり、データを移行したりする必要はありません。

たとえば、Googleドライブに保存している契約書はそのまま利用し、社内ポータルから該当フォルダへアクセスできるようにする方法があります。

会計情報もfreee会計で管理したまま、リンクや利用可能な連携機能を活用できます。

重要なのは、すべての情報を一つの場所に移すことではなく、必要な情報へ迷わずアクセスできる環境を整えることです。

AIを活用した社内ポータルの構築とは

社内ポータルには、専用システムを導入する方法や、既存のクラウドサービスを組み合わせる方法があります。

近年は、AIを活用して画面設計やプログラム作成を効率化する方法も選択肢の一つです。

しかし、AIを使えば専門知識がなくても安全なシステムが自動的に完成するわけではありません。

生成された内容を確認し、自社の業務に合わせて調整する必要があります。

AIで画面設計やプログラム作成を効率化する

AIを活用すると、社内ポータルの画面構成や必要な機能の検討、プログラム作成などを支援してもらえます。

たとえば、「顧客名を選択すると、基本情報や契約書、打ち合わせ履歴を確認できる画面を作りたい」と伝えることで、設計案やプログラムの作成を進められます。

また、画面の試作品を作成し、スタッフの意見を取り入れながら改善する方法もあります。

しかし、生成されたプログラムの動作やセキュリティは、別途確認することが重要です。

AIを使った構築とAI機能の搭載は異なる

AIの活用方法には、大きく分けて次の2つがあります。

• AIを使って構築する：画面設計やプログラム作成などの開発工程でAIを利用する
• AI機能を搭載する：社内資料の検索・質問への回答・議事録の要約などをポータル上で行う

前者は開発作業の効率化、後者は完成したシステムの機能拡充を目的としています。

必要な技術や費用、セキュリティ対策も異なるため、自社がAIをどの部分で活用したいのかを明確にしましょう。

社内ポータルを構築するメリット

社内ポータルを導入すると、情報へのアクセスを効率化できるだけでなく、スタッフ間の情報共有や業務の標準化にもつながります。

主なメリットは以下のとおりです。

• 必要な情報を探す時間を削減できる
• スタッフ間で情報を共有しやすくなる
• 業務の属人化を防ぎやすくなる
• 確認漏れや対応漏れを減らしやすくなる
• 顧客対応や本来の業務に集中しやすくなる

必要な情報を探す時間を削減できる

顧客との打ち合わせ前に資料を確認する際、顧客管理システムやGoogleドライブ、チャットツールなどを個別に開いている企業もあるでしょう。

社内ポータルから必要な情報へアクセスできれば、保存場所を探す手間を減らせます。一つひとつは短時間の作業でも、毎日繰り返すことで大きな負担になります。

情報を探す時間を削減し、判断や提案などの業務に時間を使えることがメリットです。

スタッフ間で情報を共有しやすくなる

担当者によって資料の保存場所や管理方法が異なると、必要な情報を確認するたびに問い合わせが発生します。

社内ポータルを共通の入口にすることで、スタッフが同じ手順で情報へアクセスできるようになります。

また、管理者が業務状況を確認する際にも、担当者への問い合わせを減らしやすくなります。

業務の属人化を防ぎやすくなる

業務が特定の担当者に依存する「属人化」は、引き継ぎや情報共有の妨げになります。

たとえば、過去の対応履歴や顧客特有の情報が担当者の記憶だけに残っている場合、休暇や退職時に業務が滞る可能性があります。

社内ポータルで対応履歴や業務マニュアル、関連資料へのアクセス方法を整理すれば、担当者以外でも状況を把握しやすくなります。

しかし、属人化を防ぐには、必要な情報を記録し、継続的に更新する仕組みも重要です。

顧客対応や本来の業務に集中しやすくなる

情報管理の負担が減れば、その分の時間を顧客対応や業務改善に活用できます。

たとえば、過去の相談内容や取引状況を確認しやすくなれば、顧客への具体的な提案にもつながります。また、業務進捗やスケジュールを共有することで、対応漏れの防止にも役立ちます。

社内ポータルの導入は、従業員が本来の業務に集中できる環境づくりにもつながります。

AIを活用して社内ポータルを構築する5つの手順

AIを活用する場合でも、最初からプログラムを作成するのではなく、業務課題や必要な機能を整理することが重要です。

ここでは、基本的な構築手順を5つに分けて解説します。

①現在の情報管理の課題を整理する

まずは、社内で扱っている情報と保存場所を確認します。

顧客情報は顧客管理システム、契約書はGoogleドライブなど、利用しているツールを整理しましょう。

そのうえで、次のような課題を洗い出します。

• 必要な資料を探すのに時間がかかる
• 担当者しか保存場所を把握していない
• 同じ情報を複数のシステムに入力している
• 過去の打ち合わせ履歴を確認しにくい
• 業務の進捗や期限を把握しにくい

まずは現在の業務で無駄が発生している部分を明確にすることが大切です。

②必要な情報と機能を決める

次に、社内ポータルで確認したい情報や機能を整理します。

たとえば、顧客対応が中心の企業であれば、顧客名を選択すると基本情報や契約書、面談履歴、スケジュールなどを確認できる仕組みが考えられます。

一方、社内規程や業務マニュアルの共有が目的であれば、資料をカテゴリー別に整理した画面が適しているでしょう。

実際に利用するスタッフの意見も取り入れ、利用頻度の高い機能から検討することが重要です。

③AIを活用して画面や機能を設計する

必要な機能が決まったら、AIを活用して画面設計を進めます。

たとえば、「顧客を検索すると、基本情報や契約書、面談履歴へのリンクを一覧表示できる画面を作成したい」と指示することで、設計案やプログラムの作成を支援してもらえます。

検索機能やメニューの配置なども具体的に指定すると、より目的に合った試作品を作りやすくなります。

しかし、AIが生成した内容は、そのまま利用できるとは限りません。動作やアクセス権限、データの取り扱いなどを確認しながら進めましょう。

また、顧客情報や機密情報をAIへ入力する際は、サービスのデータ保護条件や社内ルールを確認する必要があります。

④既存システムとの連携方法を検討する

社内ポータルでは、既存システムを活用することで二重入力を減らせます。

たとえば、Googleドライブの資料へリンクを設置したり、会計システムの情報を連携機能で取得したりする方法があります。

しかし、サービスによっては外部連携用のAPIが提供されていない場合や、利用できる機能に制限がある場合もあります。リンクによるアクセスとデータの自動取得では、必要な開発作業も異なります。

まずは既存システムへのリンクを整理し、必要に応じて連携機能を追加する方法も有効です。

⑤小規模で試してから運用を広げる

社内ポータルは、最初からすべての機能を完成させる必要はありません。

まずは一部の部署や業務で試験運用し、使いやすさを確認しましょう。たとえば、顧客情報や資料へのリンクをまとめる機能から始め、必要に応じて検索やスケジュール管理などを追加します。

実際に利用するスタッフの意見を反映しながら改善することで、自社の業務に合った仕組みを構築できます。

なお、機能を修正した際は、その都度、動作確認やセキュリティチェックを行うことが重要です。

ゼロベースが構築した社内ポータルの仕組み

ゼロベースでも、以前は顧客情報がGoogleドライブやChatwork、freee会計、freee人事労務など、複数のシステムに分散していました。

顧客について調べる際には、各システムを切り替えて情報を確認する必要がありました。

そこで、「これさえ見れば必要な情報にたどり着ける」という環境を目指し、社内ポータルを構築しました。

「顧客」を入口に必要な情報へアクセスできる

ゼロベースの社内ポータルでは、「顧客」を起点に情報を整理しています。

会計事務所の業務では、打ち合わせや決算、税務申告、経営相談など、顧客単位で情報を確認する機会が多いためです。

具体的には、以下の情報へアクセスできる仕組みとしています。

• 顧客の基本情報
• 過去のミーティング履歴
• Googleドライブに保存された資料
• 契約書
• 納税スケジュール
• 役員賞与のスケジュール
• 欠損金の情報
• 決算の着地見通し
• 納税見込み
• 消費税の申告判定

顧客を選択するだけで関連情報を確認できるため、面談前の資料確認や申告業務の準備を進めやすくなります。

重要なのは、システムの種類ではなく、実際の業務の流れに合わせて情報への入口を設計することです。

過去の打ち合わせ履歴も確認しやすくする

顧客対応では、会計数値だけでなく、過去の相談内容を把握することも重要です。

たとえば、前回の面談で設備投資について相談を受けていた場合、次回はその後の状況を確認する必要があります。

ゼロベースの社内ポータルでは、過去のミーティング履歴にもアクセスできるようにしています。面談資料や文字起こしなどを確認することで、過去の相談内容や今後の対応事項を把握しやすくなります。

担当者の記憶だけに頼らず、情報を組織全体で活用するための仕組みです。

既存システムを活用して二重入力を減らす

ゼロベースでは、すでに別のシステムに保存されている情報をできる限り活用しています。

たとえば、会計データはfreee会計、顧客から受け取った資料はGoogleドライブで管理しています。

こうした情報を改めて社内ポータルへ手入力すると、作業が増えるだけでなく、データの不一致が発生する可能性もあります。

そのため、既存システムのデータや保存先を活かしながら、ポータルから必要な情報へアクセスできるようにしています。

スタッフの意見を取り入れながら改善する

ゼロベースでは、社内ポータルを構築して終わりにするのではなく、スタッフの意見を取り入れながら改善しています。

どれだけ多くの機能があっても、日常業務で使いにくければ活用されません。そのため、「この情報も確認したい」「画面をもっと見やすくしたい」といった要望をもとに、必要な機能を見直しています。

システムに業務を合わせるのではなく、実際の業務に合わせて改善することを大切にしています。

AIで社内ポータルを構築する際の注意点

AIを活用すると設計や開発を効率化できますが、企業の情報を扱うシステムでは、セキュリティや運用方法への配慮が欠かせません。

特に、以下の点に注意しましょう。

顧客情報や機密情報を適切に管理する

社内ポータルでは、顧客情報や契約書、従業員情報などを扱うことがあります。

そのため、担当者や管理者など、業務に応じたアクセス権限を設定する必要があります。

また、AIを利用して開発する際は、承認されていないサービスへ個人情報や社外秘の資料を入力しないよう注意しましょう。

AIサービスの規約やデータの取り扱いを確認し、安全に運用できる環境を整えることが重要です。

AIが作成したプログラムを確認する

AIが生成したプログラムには、動作上の誤りやセキュリティ上の問題が含まれる可能性があります。

たとえば、本来アクセスできない情報が表示されたり、既存システムとの連携が正常に動作しなかったりするケースです。

そのため、本番環境で利用する前に、動作確認やセキュリティチェックを行いましょう。

機密性の高い情報を扱う場合は、必要に応じて専門知識を持つ担当者による確認も検討することが大切です。

情報の更新ルールを決めておく

社内ポータルを導入しても、情報が古いままでは十分に活用できません。

担当者の変更や資料の更新が反映されていなければ、確認ミスにつながる可能性があります。

そのため、次のような運用ルールを決めておきましょう。

• どの情報をポータルで管理するのか
• 誰が情報を登録・更新するのか
• 最新情報はどのシステムを確認するのか
• 誰がアクセス権限を管理するのか
• 不要な情報をどのように整理するのか

社内ポータルの効果を維持するには、情報を継続的に更新する仕組みが必要です。

機能を増やしすぎず使いやすさを優先する

AIを活用すると、新しい機能の試作品を作りやすくなります。

しかし、機能が多いほど使いやすいとは限りません。情報やメニューが増えすぎると、目的の情報を探しにくくなることもあります。

最初は利用頻度の高い機能を優先し、運用状況に応じて追加・整理していくことが大切です。

社内ポータルの構築は業務の無駄を見直すきっかけになる

社内ポータルの構築は、情報管理の方法だけでなく、日常業務の無駄を見直す機会にもなります。

たとえば、同じ情報を複数のシステムに入力していたり、資料の保存場所を毎回担当者に確認していたりする場合は、業務フロー自体を改善できる可能性があります。

こうした課題を整理せずに新しいシステムを導入すると、かえって作業が増えることもあるでしょう。

ゼロベースが大切にしているのは、現在のやり方を前提とせず、本当に必要な業務や仕組みを考える「ゼロベース思考」です。AIやクラウドサービスは、業務を効率化するための手段にすぎません。

「そもそも、この作業は必要なのか」「もっと簡単な方法はないのか」という視点から見直すことが重要です。

情報を探す時間や二重入力の負担を減らすことで、従業員が顧客対応や事業の成長につながる業務に集中しやすくなります。

まとめ｜AIを活用して自社に合った社内ポータルを構築しよう

社内ポータルは、複数のシステムに分散した情報への入口をまとめ、必要な資料や業務情報を確認しやすくする仕組みです。

AIを活用すれば、機能の整理や画面設計、プログラム作成などを効率化できる可能性があります。しかし、重要なのはAIを導入すること自体ではなく、自社の業務に合った情報管理の仕組みを整えることです。

ゼロベースでも、「顧客」を入口に必要な情報へアクセスできる社内ポータルを構築し、スタッフの意見を取り入れながら改善しています。

既存のシステムを活用し、情報を探す時間や二重入力の手間を減らすことで、本来の業務に集中しやすい環境づくりを進めています。

社内ポータルの導入を検討する際は、まず現在の情報管理の課題を整理し、必要な機能から小さく始めることをおすすめします。

税理士法人ゼロベース 「数字の先に、意志のある経営を。」