freeeの自動登録ルールで記帳を9割自動化する方法

私たち税理士法人ゼロベースは、クラウドツールを活用して経理業務を効率化し、経営者の方が本業に集中できる環境づくりを大切にしています。

freee会計では、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込めます。しかし、取り込まれた明細の勘定科目や取引先を毎回手入力している場合、十分に効率化できているとはいえません。

そこで活用したいのが「自動登録ルール」です。毎月発生する家賃や通信費、クラウドサービスの利用料などをルール化すれば、取引の推測や登録を自動化できます。

さらに、過去の取引明細と既存ルールをAIで照合することで、自動化できていない取引や不要なルールも見つけられます。

この記事では、freeeの自動登録ルールの設定方法から、AIを活用したルールの見直し方、記帳業務の大部分を自動化するポイントまで解説します。

freeeの自動登録ルールとは？

freeeの自動登録ルールは、銀行口座やクレジットカードから取り込んだ明細に対し、あらかじめ設定した条件に応じて勘定科目や取引先などを自動入力する機能です。

毎月繰り返し発生する取引をルール化することで、記帳にかかる時間を削減できます。

ただし、すべての取引を自動登録するのではなく、内容に応じて自動処理と人による確認を使い分けることが重要です。

「推測する」と「登録する」の違い

freeeの自動登録ルールには、主に「推測する」と「登録する」の2つの処理方法があります。

たとえば、毎月同じ管理会社へ支払う事務所家賃は、自動登録に向いています。

一方、同じ店舗でも購入内容によって消耗品費や会議費などに分かれる場合は、推測にとどめたほうが安全です。

ゼロベースでは、取引を次の3つに分類することをおすすめしています。

• 自動登録する取引：毎月ほぼ同じ内容で発生するもの
• 推測まで任せる取引：処理方法はある程度決まっているものの、確認が必要なもの
• 人が判断する取引：内容によって勘定科目や税区分が変わるもの

判断が不要な取引を自動化し、確認が必要な業務に時間を使うことが効率化のポイントです。

freeeの自動登録ルールを設定する方法

自動登録ルールは、最初から大量に作成する必要はありません。

まずは、毎月繰り返し発生し、会計処理が明確な取引から設定しましょう。

代表的な取引は以下のとおりです。

• 事務所や店舗の家賃
• インターネット料金・携帯電話料金
• クラウドサービスやシステムの利用料
• 毎月定額の顧問料
• 各種保険料

自動登録ルールの基本的な設定手順

設定は、基本的に次の流れで進めます。

1. 銀行口座やクレジットカードをfreeeと連携する
2. 取り込まれた明細から定型取引を探す
3. 勘定科目・税区分・取引先などを設定する
4. 明細の内容や金額などを条件にルールを作成する
5. 運用結果を確認し、自動登録の対象を増やす

たとえば、毎月同じ管理会社へ家賃を支払っている場合、明細を正しく処理したうえで、次回以降も同じ条件で登録するルールを設定します。

毎月50件の定型取引のうち40件を自動処理できれば、年間480件分の登録作業を減らせる計算です。

ルールの条件と税区分を正しく設定する

自動登録ルールでは、対象となる明細を正しく判別できる条件設定が重要です。

たとえば、金額だけを条件にすると、同額の別の取引まで自動登録される可能性があります。

明細の取引内容や利用口座、金額などを組み合わせ、適用対象を絞りましょう。また、勘定科目だけでなく、消費税の税区分にも注意が必要です。

税区分を誤ると同じ間違いが繰り返され、決算や申告時に修正が必要になることがあります。

取引先名や品目名も統一し、正確な集計ができる状態にしておきましょう。

AIを活用した自動登録ルールの見直し方法

自動登録ルールは、一度設定して終わりではありません。

取引先の変更や明細の表記変更などによって、既存のルールが適用されなくなる場合があります。また、長年利用していると、不要なルールが蓄積することもあります。

そこでおすすめなのが、過去の取引明細と自動登録ルールをAIで照合し、改善点を洗い出す方法です。

過去2年分の明細と自動登録ルールをAIで照合する

まず、freeeから現在の自動登録ルール一覧と、過去2年分程度の取引明細をCSV形式などで出力します。

自動登録ルールは「入力効率化」メニューから確認でき、登録済みの明細は「現預金レポート」などから出力できます。

AIによる分析では、以下の情報を整理します。

これらのデータを照合することで、頻繁に発生しているにもかかわらず自動化されていない取引や、現在使われていないルールを効率的に抽出できます。

自動登録ルールが未設定の取引を見つける

AIによる分析では、繰り返し発生しているのにルールが設定されていない取引を探します。

たとえば、以下のような取引が候補になります。

• 毎月同じクラウドサービスへ支払う利用料
• 同じ取引先への定期的な業務委託料
• 毎月発生する通信費やシステム利用料

過去2年分の明細を分析し、既存ルールと照合することで、新たに自動化できる取引を見つけやすくなります。

また、明細の名称が毎月少しずつ異なる場合も、AIで共通する文字列や取引傾向を整理すれば、適切な条件を検討できます。

しかし、AIが提案したルールをそのまま登録するのではなく、勘定科目や税区分、取引内容を確認することが重要です。

現在使われていないルールを見つける

AIを活用すれば、過去に作成したものの、現在は使われていないルールも抽出できます。

代表的な例は以下のとおりです。

• 解約済みのクラウドサービスのルール
• 取引が終了した会社への支払いルール
• 以前の銀行口座で使用していたルール
• 明細の表記変更によって一致しなくなったルール

特に、直近1年間で一致する明細が見つからないルールは、見直し候補になります。しかし、年1回だけ発生する支払いや、今後再開する予定のある取引もあるため、一致しないという理由だけで削除するのは避けましょう。

取引の継続状況や必要性を確認したうえで、不要なルールを削除・整理することが大切です。

古いルールを整理すれば、管理の負担を減らすとともに、誤登録の防止にもつながります。

AIの分析結果をもとにルールを改善する

AIによる見直しは、次の流れで進めると効率的です。

1. 過去2年分程度の取引明細と自動登録ルールを出力する
2. AIで両者を照合し、発生回数や一致状況を分析する
3. ルールが未設定の頻出取引を抽出する
4. 現在使われていないルールを抽出する
5. 会計・税務上の処理を確認し、ルールを追加・修正・削除する
6. 翌月以降の運用結果を確認する

また、freeeには自動登録ルールの「正答件数」や「正答率」を確認できる機能もあります。

AIによる分析とfreee上の正答状況を組み合わせれば、改善が必要なルールをより効率的に絞り込めます。なお、AIの分析結果は、明細の表記揺れやデータ不足などによって誤る場合があります。

さらに、会計データには取引先名や金額などの機密情報が含まれるため、AIへ入力する際は情報の匿名化やデータ保護設定にも注意しましょう。

最終的な会計・税務上の判断は、人が確認することが前提です。

記帳の9割自動化を目指すためのポイント

自動登録ルールを活用する際は、すべての取引を自動化しようとする必要はありません。

たとえば、毎月100件の取引があり、そのうち90件を正しく自動処理できれば、残り10件だけを人が確認する運用が可能です。

重要なのは、自動化できる定型取引を増やし、判断が必要な取引だけを確認する仕組みを整えることです。また、毎月一定額の費用を計上する必要がある場合は、取引テンプレートなどの機能と組み合わせる方法もあります。

自動登録ルールを定期的に見直し、会社の取引状況に合わせて改善することで、記帳業務を「入力する仕事」から「確認する仕事」へ変えていけます。

しかし、自動化できる割合は業種や取引内容によって異なります。9割という数字だけを目標にするのではなく、正確な会計処理を維持しながら作業負担を減らすことが大切です。

freeeの自動化を進めたい方はゼロベースへご相談ください

freeeの自動登録ルールを適切に設定すれば、日々の記帳作業を大幅に効率化できます。

さらに、過去の取引明細と既存ルールをAIで分析することで、自動化できる取引や不要なルールを見つけやすくなります。

一方、どの取引を自動登録するかは、会社の業種や取引内容、会計・税務上の処理によって判断が必要です。

税理士法人ゼロベースでは、freee認定アドバイザーとして、会社ごとの経理フローを確認し、記帳業務の自動化に向けた運用設計をサポートしています。

「freeeを導入したものの、手入力が多く残っている」

「自動登録ルールを長期間見直していない」

「AIを使って自動化できる取引を洗い出したい」

このようなお悩みがある方は、ぜひ一度ご相談ください。

自動登録ルールと過去の取引明細を照合する詳細な診断にも対応し、経理業務の効率化と本業に集中できる環境づくりを支援します。

税理士法人ゼロベース 「数字の先に、意志のある経営を。」