Column
freeeを導入したのに「楽にならない」会社の共通点
税理士法人ゼロベースでは、これまでの慣習にとらわれず、経理業務の無駄を見直し、経営者が本業に集中できる環境づくりを支援しています。
freee会計では、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込み、日々の取引を効率的に処理できます。自動登録ルールなどを活用すれば、毎月繰り返している入力作業の負担を減らすことも可能です。
しかし、freeeを導入するだけで経理業務が自動的に効率化されるわけではありません。従来どおり銀行明細を確認して仕訳を入力したり、Excelで管理した内容を改めてfreeeへ登録したりしていると、クラウド会計を導入しても手作業が多く残ります。
freeeを活用するために重要なのは、会計ソフトを切り替えることだけではなく、freeeを前提として経理業務全体を組み直すことです。今回は、freeeを導入しても経理業務の負担が減りにくい原因と、手入力や確認作業を減らすために見直したいポイントを解説します。
手入力が減らない本当の理由
freeeを導入しても入力作業が多く残っている場合は、これまでの経理フローをそのまま続けていないか確認する必要があります。
従来の経理フローをそのまま残さない
たとえば、銀行口座の入出金をExcelへ入力し、その内容を確認してからfreeeにも登録している場合、同じ情報を二度入力することになります。
クレジットカードについても、カード会社のWeb明細を見ながら手入力したあと、freeeに取り込まれたカード明細を改めて処理しているのであれば、作業が重複します。
freeeの特徴の一つは、銀行口座やクレジットカードから取得した明細を、そのまま会計処理の入口にできることです。従来の経理では、以下のような流れになっていることがあります。
- 「通帳や明細を確認する」
- 「Excelなどへ転記する」
- 「会計ソフトへ仕訳を入力する」
freeeを活用する場合は、freeeへ明細を取り込み、取り込まれた内容を確認して処理する流れへ切り替えることで、転記作業を減らせます。
クラウド会計を導入する際には、従来の業務をそのままfreee上で再現するのではなく、なくせる作業がないかを確認することが重要です。
人が判断すべき業務だけを残す
経理業務のすべてを自動化する必要はありません。現金で支払った取引や、通常とは異なる処理が必要な取引など、人による判断が必要になる場面もあります。
一方、銀行やクレジットカードから自動で取得できる日付や金額、取引先などの情報まで、人が改めて入力する必要はありません。特に、毎月同じ取引先へ支払う家賃やシステム利用料など、繰り返し発生する取引は自動化しやすい部分です。
経理業務を効率化するときは、以下の項目に分けて考えることが大切です。
- システムから自動取得できる情報
- 一定のルールで処理できる取引
- 人が内容を確認する必要がある取引
人が行う必要のない入力作業を減らし、判断が必要な業務に時間を使える状態を作ることで、freeeを導入する効果を高められます。
自動登録ルール（推測ルール）を使いこなす
freeeで日々の仕訳処理を効率化するためには、自動登録ルールを活用することも重要です。
毎月繰り返し発生する取引をルール化すれば、一件ずつ勘定科目などを選択する作業を減らせます。
繰り返し発生する取引をルール化する
毎月同じ取引先へ支払う家賃や通信費、クラウドサービスの利用料などは、処理方法が大きく変わりにくい取引です。
こうした取引について、取引先や摘要などを条件として、勘定科目や税区分などのルールを設定しておけば、翌月以降の明細処理を効率化できます。
経理担当者が毎月同じ取引を確認し、同じ勘定科目や税区分を選択している場合には、その判断を自動登録ルールへ置き換えられないか検討してみるとよいでしょう。
一度行った判断を翌月以降の処理にも活用できる状態を作ることで、取引数が増えても経理担当者の作業量が増えにくくなります。
すべてを自動登録にしない
自動登録ルールは便利ですが、すべての明細を自動登録すればよいわけではありません。
同じ取引先から購入した場合でも、取引内容によって勘定科目や税区分が異なることがあります。
たとえば、普段は消耗品を購入している取引先から高額な備品を購入した場合、過去と同じ勘定科目では適切に処理できない可能性があります。そのため、毎月ほぼ同じ内容で発生する取引は自動登録し、取引内容によって判断が変わるものは候補を表示させたうえで確認するなど、使い分けることが大切です。
また、自動登録ルールは一度設定して終わりではありません。取引先や契約内容、社内の経費処理が変われば、それまで適切だったルールが現在の取引に合わなくなることもあります。
実際の明細を確認しながらルールを追加・修正し、自社の取引に合った状態へ整えていくことで、毎月の処理時間を少しずつ短縮できます。
口座・カード連携で入力ゼロを目指す
銀行口座やクレジットカードをfreeeへ連携すると、取引明細を自動で取り込めます。
入力作業を減らすためには有効な機能ですが、連携するだけではなく、その後の処理方法まで整理しておくことが重要です。
銀行口座やカードの明細を直接取り込む
銀行口座を連携していない場合、通帳やインターネットバンキングを確認しながら、取引日や金額を会計ソフトへ入力する必要があります。
クレジットカードについても同様です。口座やカードを連携しておけば、日付や金額などの情報がfreeeへ取り込まれるため、明細を見ながら転記する作業を減らせます。
さらに、自動登録ルールと組み合わせることで、定型的な取引については処理内容の候補を自動で表示したり、そのまま登録したりすることも可能です。目指したいのは、すべての仕訳を人が入力する状態ではなく、自動で取得・処理できるものはfreeeに任せ、確認が必要な取引だけを人が処理する状態です。
そのためにも、事業で利用する銀行口座やクレジットカードを整理し、freeeへ適切に連携しておくことが重要です。
クレジットカードの二重計上に注意する
銀行口座とクレジットカードの両方を連携している場合は、二重計上にも注意が必要です。
たとえば、10万円の備品をクレジットカードで購入すると、カード側に10万円の利用明細が取り込まれます。その後、カード利用代金10万円が銀行口座から引き落とされると、銀行側にも10万円の出金明細が取り込まれます。
ここでカード利用時と銀行引き落とし時の両方を経費として処理すると、実際には10万円の支出であるにもかかわらず、会計上は20万円の経費が計上されてしまいます。
クレジットカードの利用時に経費を登録している場合、銀行口座からカード利用代金が引き落とされた際には、原則として銀行口座からクレジットカード口座への口座振替として処理します。
口座やカードを連携すること自体が二重計上の原因になるわけではありません。取り込まれた明細が新しい経費なのか、すでに登録された取引に対する支払いなのかを区別して処理する必要があります。
また、可能であれば事業用とプライベート用の銀行口座やクレジットカードを分けておくことも有効です。事業用と私用の支出が混在していると、明細が自動で取り込まれても、一件ずつ事業に関係する支出か確認しなければなりません。
事業用の口座やカードを分けておけば、取り込まれた明細を処理しやすくなり、経理業務の効率化にもつながります。
勘定科目・税区分の初期設計が9割
freeeを効率的に利用するためには、導入時の設定も重要です。特に注意したいのが、勘定科目と税区分です。
勘定科目だけで判断しない
freeeでは、過去の登録内容や設定したルールなどをもとに、取引内容に応じた勘定科目などの候補を表示できます。
候補が表示されることで入力作業は減らせますが、表示された内容がすべての取引に対して正しいとは限りません。特に注意したいのが、勘定科目が正しく見えている場合です。
勘定科目が合っていると、そのまま登録しても問題ないように見えますが、税区分だけが誤っているケースもあります。同じ勘定科目を使用する支出でも、取引内容によって、課税取引、非課税取引、対象外取引など、消費税の取扱いが異なることがあります。
そのため、会計処理を確認するときは、勘定科目だけではなく税区分まで確認することが重要です。自動化によって入力時間を短縮できても、決算時に大量の修正が必要になれば、業務全体としては効率化できているとはいえません。
日々の入力段階で正しい処理が積み上がるように設定しておく必要があります。
本則課税では税区分の設定も重要になる
消費税の本則課税を採用している会社では、税区分の設定に注意が必要です。本則課税では、売上にかかる消費税額から、仕入れや経費などにかかる消費税額を差し引いて納付税額を計算します。
そのため、日々の取引に設定されている税区分が誤っていると、最終的な消費税の申告額にも影響する可能性があります。
たとえば、本来仕入税額控除の対象となる支出が対象外として登録されていれば、控除できる消費税が適切に集計されない可能性があります。反対に、本来は仕入税額控除の対象にならない支出を課税仕入として処理していれば、控除額を多く計算してしまうおそれがあります。
自動登録ルールについても、勘定科目だけではなく税区分まで含めて設定内容を確認することが大切です。正しいルールを設定すれば翌月以降の処理を効率化できますが、誤ったルールを設定すれば、その誤りも継続して反映されます。
そのため、freeeの導入時には、実際の取引内容を確認しながら勘定科目、税区分、自動登録ルールなどを整理しておく必要があります。初期段階で時間をかけて設定を整えることが、その後の入力・確認・修正作業を減らすことにつながります。
「入れっぱなし」を防ぐ月次締めの習慣
銀行口座やクレジットカードを連携すると、明細は継続的にfreeeへ取り込まれます。しかし、明細がfreeeに入っていることと、経理処理が完了していることは同じではありません。
月に一度は会計データを確認する
freeeを利用する場合でも、定期的な確認は必要です。
月次締めでは、未処理の銀行明細が残っていないか、クレジットカードの取引が重複していないか、銀行やカードの残高とfreee上の残高に差がないかなどを確認します。通常とは異なる高額な取引については、勘定科目や税区分が適切かも確認しておきたいところです。
さらに、損益計算書や月次推移を確認し、前月と比べて売上や特定の経費が大きく増減していないかを見ることで、入力ミスや計上漏れを発見しやすくなります。
日々すべての取引を細かく確認するのではなく、自動化できる部分は自動化し、月次締めで全体を確認する運用にすることで、経理業務を効率化しながら会計データの精度も保ちやすくなります。
毎月の確認を運用改善につなげる
月次締めは、会計データを確定させるだけの作業ではありません。毎月の処理内容を確認すると、同じ勘定科目を繰り返し手入力している取引や、毎月同じ修正を行っている明細などが見つかることがあります。
同じ作業が繰り返されている場合は、自動登録ルールを追加したり、既存のルールを修正したりすることで、翌月以降の作業を減らせます。
また、特定のクレジットカードだけ私用の支出が多く混在しているのであれば、カードの使い分け自体を見直すことも有効です。
freeeを効率的に活用するためには、以下のサイクルを繰り返すことが重要です。
- 取引を処理する
- 月次で確認する
- 手作業が残っている部分を見つける
- 設定や運用を改善する
月次締めを経理業務の終点ではなく、翌月の作業を減らすための改善機会として活用することで、freeeの運用を少しずつ自社に合った形へ整えられます。
freeeを活用するには経理フロー全体の見直しが重要
freeeは、銀行口座やクレジットカードとの連携、自動登録ルールなどを活用することで、これまで人が行っていた入力作業を減らせる会計ソフトです。
一方、従来の経理フローをそのまま残した状態では、freeeを導入しても十分な効率化につながらないことがあります。
銀行やクレジットカードから取得できる情報は直接freeeへ取り込み、繰り返し発生する取引は自動登録ルールを活用するなど、まずは人が入力する必要のない作業を減らすことが重要です。そのうえで、勘定科目や税区分を適切に設定し、月次締めによって処理内容を定期的に確認する仕組みを作ります。
毎月の確認で手作業や修正が多い部分を見つけ、その都度設定や運用を改善していけば、経理業務の負担を継続的に減らすことができます。また、経理業務を効率化して月次決算までの期間を短縮できれば、経営者が売上や利益、経費などの状況を早い段階で把握しやすくなります。
freeeを活用する目的は、単に仕訳入力を楽にすることだけではありません。正確な会計データを早く作り、その数字を経営判断に活かせる環境を整えることも重要です。
税理士法人ゼロベースでは、freeeの導入だけでなく、現在の経理フローを確認したうえで、銀行口座・クレジットカードの連携、自動登録ルール、勘定科目・税区分の設定、月次締めまで含めた運用の見直しを支援しています。
freeeを導入しても手作業が多く残っている場合や、現在の設定・運用方法に改善できる部分がないか確認したい場合は、経理業務全体を整理することから始めてみましょう。
freeeを単なる会計ソフトとしてではなく、経理業務を減らし、経営に必要な数字を早く把握するための仕組みとして活用したい方は、税理士法人ゼロベースまでお気軽にご相談ください。
税理士法人ゼロベース 「数字の先に、意志のある経営を。」
