【freee5つ星認定アドバイザーが解説】freeeの「タグ機能」の失敗事例とおすすめの運用方法5選

私たち税理士法人ゼロベースは過去の前提や状況にとらわれない、「ゼロベース思考」でお客様の無駄を削減し、お客様ご自身が本業に集中できる環境の構築を得意とする、伴走型の税理士法人です。

今回のコラムでは、クラウド会計ソフト「freee」の最大の特徴であり、同時に多くの企業が最初につまずきやすい「タグ機能」について解説します。

freeeのタグは、従来の会計ソフトでは難しかった、経営の多角的な分析（見える化）を可能にする強力なツールです。一方で、従来の会計ソフトにある勘定科目とは異なり、非常に自由度の高い機能であるがゆえに、初期設定や運用ルールを間違えて運用をスタートしてしまうと「入力の手間が増えるだけ」、「入力データがカオスになる」といった事態に陥ってしまいます。

そこで今回は、これまで数多くのfreee導入支援を行ってきたゼロベースが、実際の現場でよく見る「タグ機能の失敗事例」をもとに、失敗を防ぐ「正しい設計」を解説していきたいと思います。ぜひ最後までご覧ください。

事例①：無秩序なタグの乱造で、カオス化する

最も多いのが、社内の誰もが自由にタグを作成できる状態にしてしまうことです。 例えば、営業のスタッフが交通費を入力する際、Aさんは「タクシー」、Bさんは「交通費（タクシー）」、Cさんは「〇〇交通」と、それぞれの感覚で新しいタグを作ってしまうケースです。 こうなると、「今月はタクシー代にいくら使ったのか」をタグ機能で集計しようとしても、データを正しく集計することができず、結局手作業でエクセルにまとめて電卓を叩く羽目になってしまいます。

【おすすめの運用】タグの作成権限とルールを絞る

タグは「経営者は指標としてどの数字が見たいか」から逆算して設計する必要があります。そのため、導入時に「どのようなタグが必要なのか」をしっかりと検討し、作成したタグの運用ルールを社内へ周知します。同時に、実務担当者が勝手に新しいタグを作らないよう、システム上で権限を管理することが鉄則です。

事例②：勘定科目と「タグ」の役割が被ってしまう

従来の会計ソフトの勘定科目に慣れているベテラン経理担当者に多いのは、「会議費」が勘定科目にあるのに、品目タグでも「会議費」を作って二重に管理してしまったり、勘定科目を「接待交際費（A社）」「接待交際費（B社）」と細かく作りすぎてしまい、せっかくの取引先タグを使えていないというケースです。

【おすすめの運用】勘定科目はシンプルに、詳細はタグで分類する

freeeでは「勘定科目」はなるべく大枠（シンプル）に運用することをオススメしています。例えば勘定科目は「旅費交通費」とし、その内訳を品目タグで「電車」や「宿泊費」、取引先タグで「JR東日本」、「〇〇ホテル」と支払い先を管理します。こうすることで決算書ではシンプルな項目を維持しながら、内部管理のための詳細な分析をすることが可能になります。

事例③：タグの「表記揺れ」で分析が正しくできない

売上や支払先の分析で致命的になるのが、テキストの表記揺れです。「株式会社ゼロベース」、「(株)ゼロベース」、「ゼロベース」、「ｾﾛﾍﾞｰｽ」など、人間が見れば同じ会社だと分かりますが、システム上は「異なる4つの取引先」として集計されてしまいます。この状態では、取引先ごとの正確な売上推移や、買掛金の残高確認ができなくなってしまいます。 基本的なことのように思えますが、複数人で運用している会社では意外と起きてしまう問題です。

【おすすめの運用】マスタ管理のルールを徹底し、自動登録ルールを活用する

取引先タグの設定時の名称ルール（株式会社は略さない、前株か後株か等）を社内で統一し周知徹底します。さらに、銀行口座を連携させている場合は、「口座の明細に『ｶ)ｾﾞﾛﾍﾞｰｽ』と出たら、必ず『株式会社ゼロベース』の取引先タグを付ける」という【自動登録ルール】を設定することで、人為的な入力ミス、金融機関による表記揺れを防ぐことができます。

事例④：部門ごとの利益を見たいのに、全社経費が含まれていない

freeeの「部門タグ」を使うと、店舗ごとや事業部ごとの損益計算書（P&L）をボタン一つで出すことができます。しかし、いざ部門別の利益を出してみると、会社全体の利益と合わないという状況が発生することがあります。 原因は、本社の家賃や光熱費、全社共有のシステム代などに「部門タグ」が付けられていないためです。

【おすすめの運用】「共通部門」を作り、配賦ルールを決める

部門管理をしようとする時には、すべての取引に必ず部門タグをつける必要があります。全社共通の経費には「本社共通」といった部門タグを付けておき、月末に売上比率や人数比率に応じて各部門に経費を割り振る配賦（はいふ）設定を行うことで、正確な部門別の損益が把握できるようになります。

事例⑤：分析しないものまでタグ付けし、入力負荷で疲弊する

「せっかく多角的に分析ができるなら、細かくタグを付けして分析に役立てよう！」と経営者が意気込んでしまい、とにかく細かく入力するように指示をしたために、経理担当者の業務がパンクしてしまうケースです。 例えば、数百円の文房具の購入に対して、案件タグ、部門タグ、品目タグ、備考……と全てを埋めようとすると、入力作業の負荷が大きくなってしまいます。

【おすすめの運用】「経営判断に使う数字」だけをタグ付けする

タグの目的は「細かく記録すること」ではなく「経営判断に活かすこと」です。少額の消耗品の内訳など後から分析して次のアクションに繋がらない数字には、無理に細かなタグを付ける必要はありません。もちろん経営判断上必要な数字であれば細かくタグで管理する必要がありますので、なんでもかんでもではなく「判断に必要な数字は何か」という思考に立ち返り、メリハリをつけたタグ運用を設計しましょう。

まとめ：タグの設計はfreee5つ星認定アドバイザーにお任せ！

いかがでしたでしょうか。freeeのタグ機能を使った分析は、使いこなせば経営を強力にバックアップする武器になりますが、初期設定を間違えてしまうと、正しい分析ができないのに、そのままなあなあで運用してしまったり、ただ重荷なだけになってしまいます。タグの設計は、単なるソフトの設定ではなく「自社のビジネスの何を見える化し、どのような経営判断を下すのか」という経営の設計そのものです。

私たち税理士法人ゼロベースは、これまでの多数の導入実績を評価され、freeeから最高評価の「5つ星認定アドバイザー」として認定されています。経営者の方が何を可視化したいのか、ビジネスモデルを踏まえて何が重要なKPIになるのかを分析し、最適なタグの設計から運用ルールの構築までを伴走支援いたします。

「freeeを導入したけれど、タグをうまく使えていない」 「これからfreeeを入れるので、後で余計な手間がないようしっかりと設計したい」

という方は、ぜひお気軽にゼロベースへご相談ください。経営者の方が経営判断に必要な情報をリアルタイムに把握でき、本業に集中できる体制を構築するお手伝いをさせていただきます。