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クラウド会計を活用するメリットとは？中小企業が導入前に知っておきたいポイント
私たち税理士法人ゼロベースは過去の前提や状況にとらわれない、「ゼロベース思考」でお客様の無駄を削減し、お客様ご自身が本業に集中できる環境の構築を得意とする、伴走型の税理士法人です。
freee会計をはじめとしたクラウド会計は、経理業務の効率化や経営状況の見える化に役立つ仕組みとして、多くの企業で活用されています。銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込めるほか、請求書作成や経費精算などの周辺業務とも連携しやすい点が特徴です。
このコラムでは、クラウド会計の基本や中小企業が導入するメリット、導入前に知っておきたい注意点についてご紹介させていただきたいと思います。クラウド会計の導入を検討されている方、経理業務の効率化や経営状況の見える化に取り組みたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
クラウド会計とは
クラウド会計とは、インターネット上で利用できる会計ソフトのことです。従来の会計ソフトは、パソコンにソフトをインストールして使用するものが一般的でした。一方、クラウド会計はインターネット環境があれば、会社のパソコンだけでなく、自宅や外出先からでも会計データを確認できます。
また、銀行口座やクレジットカード、請求書作成システムなどと連携できる点も特徴です。取引データを自動で取り込み、仕訳候補を作成できるため、経理業務の効率化につながります。
代表的なクラウド会計ソフトには、freee会計やマネーフォワード クラウド会計などがあります。特に中小企業やスタートアップでは、経理担当者の負担を減らしながら、経営状況をスピーディーに把握する目的で導入されるケースが増えています。
従来の会計ソフトとクラウド会計の違い
従来のインストール型会計ソフトとクラウド会計には、いくつかの違いがあります。主な違いは、利用環境・データ共有・アップデート・費用形態です。
インストール型の会計ソフトは、特定のパソコンにソフトを入れて利用するため、基本的にはその端末で作業を行います。一方、クラウド会計はインターネット上で利用できるため、複数人で同じデータを確認しやすく、税理士事務所との共有もスムーズです。
また、クラウド会計は法改正や機能改善に合わせて自動でアップデートされることが多く、ソフトの入れ替えや更新作業の負担を抑えやすい点も特徴です。費用面では、インストール型は買い切り型が多い一方、クラウド会計は月額・年額で利用するケースが一般的です。導入時の初期費用を抑えやすい一方で、継続的なランニングコストが発生します。
中小企業がクラウド会計を導入するメリット
中小企業がクラウド会計を導入することで、経理業務の効率化だけでなく、経営判断のスピード向上にもつながります。ここでは、主なメリットを解説します。
経理業務の手間を削減できる
クラウド会計を導入する大きなメリットは、経理業務の手間を削減できることです。銀行口座やクレジットカードと連携すれば、入出金データを自動で取り込めます。手入力の作業を減らせるため、入力ミスや確認作業の負担も軽減しやすくなります。
また、請求書や領収書、経費精算などの周辺業務と連携することで、経理処理の流れをスムーズにできます。
特に、経理担当者が少ない中小企業では、日々の入力作業や確認作業に時間を取られやすい傾向があります。クラウド会計を活用すれば、限られた人員でも効率的に経理業務を進めやすくなります。
会計データをリアルタイムで確認できる
クラウド会計では、会計データをリアルタイムに近い形で確認できます。従来は、月末や決算時にまとめて処理を行うケースも多く、経営者が現在の利益や資金繰りを把握するまでに時間がかかることがありました。
しかし、クラウド会計を活用すれば、日々の取引データを随時反映できるため、売上・利益・経費・預金残高などを早い段階で確認しやすくなります。
経営判断においては、過去の数字だけでなく、現在の状況を把握することが重要です。クラウド会計は、数字を見ながら経営を考えるための土台づくりに役立ちます。
月次決算の早期化につながる
クラウド会計は、月次決算の早期化にも効果的です。月次決算とは、毎月の売上や利益、資金状況などを把握するために行う会計処理のことです。月次決算が遅れると、経営状況の把握が遅くなり、必要な対策を取るタイミングも遅れてしまいます。
クラウド会計を導入すると、銀行口座やクレジットカードのデータを自動で取り込めるため、月次処理に必要な情報を集めやすくなります。また、税理士事務所と同じデータを共有できるため、資料のやり取りや確認作業もスムーズになります。結果として、月次決算を早め、経営判断に必要な数字をより早く把握しやすくなります。
税理士事務所との連携がしやすくなる
クラウド会計は、税理士事務所との連携をスムーズにできる点もメリットです。従来の会計ソフトでは、データをメールで送ったり、USBで共有したりする必要がありました。また、資料のやり取りに時間がかかり、確認作業が後回しになるケースもあります。
クラウド会計であれば、会社と税理士事務所が同じ会計データを確認できます。そのため、仕訳の確認や修正、月次の数字確認などをスピーディーに進めやすくなります。
また、会計データをもとに、利益状況や資金繰りについて税理士事務所に相談しやすくなる点も大きなメリットです。単なる記帳や申告だけでなく、経営相談につなげやすくなります。
法改正や制度変更に対応しやすい
クラウド会計は、法改正や制度変更に対応しやすい点もメリットです。
会計や税務に関する制度は、インボイス制度や電子帳簿保存法など、定期的に変更されます。従来の会計ソフトでは、法改正に対応するためにアップデート作業やバージョン変更が必要になる場合もありました。
一方、クラウド会計では、サービス提供会社側でシステムのアップデートが行われるため、常に新しい機能や制度対応を利用しやすい傾向があります。ただし、システムが対応していても、自社の運用ルールが整っていなければ正しく活用できません。制度対応をスムーズに進めるためにも、税理士事務所に相談しながら運用体制を整えることが大切です。
経営状況を見える化できる
クラウド会計を活用すると、経営状況を見える化しやすくなります。売上や経費、利益、資金残高などを定期的に確認できるようになるため、経営者が自社の状況を把握しやすくなります。
例えば、以下のような確認がしやすくなります。
- 今月の売上はどのくらいか
- 利益は確保できているか
- 経費が増えている項目はないか
- 資金繰りに問題はないか
- 税金や社会保険料の支払いに備えられているか
経営においては、感覚だけで判断するのではなく、数字をもとに意思決定することが大切です。クラウド会計は、経営者が数字を確認しながら次の行動を考えるための仕組みとして活用できます。
クラウド会計で効率化できる主な業務
クラウド会計を導入すると、さまざまな経理業務を効率化できます。ここでは、特に効率化しやすい業務を紹介します。
仕訳入力
クラウド会計では、銀行口座やクレジットカードと連携することで、取引データを自動で取り込めます。
取り込んだデータをもとに仕訳候補が作成されるため、手入力の作業を減らせます。毎月同じような取引がある場合は、ルールを設定することで、さらに効率化しやすくなります。
請求書作成
クラウド会計や関連サービスを活用すると、請求書の作成・送付・入金管理を効率化できます。
請求書の発行内容を会計データと連携できれば、売上計上や入金確認の作業もスムーズになります。請求書の作成漏れや入金確認漏れを防ぎやすくなる点もメリットです。
経費精算
経費精算も、クラウド会計と連携することで効率化できます。
領収書のデータ化やクレジットカード明細の取り込みにより、経費の確認や仕訳作成の負担を減らせます。従業員が立替経費を申請する場合も、紙の書類を減らし、申請から承認までの流れを整理しやすくなります。
月次処理
クラウド会計を活用すると、月次処理に必要なデータを集めやすくなります。銀行口座、クレジットカード、請求書、経費精算などの情報を連携できるため、月末にまとめて処理する負担を軽減できます。
月次処理が早くなれば、経営者は早い段階で自社の業績を確認できます。数字をもとに、資金繰りや投資、採用などの判断を行いやすくなります。
クラウド会計を導入する際の注意点
クラウド会計には多くのメリットがありますが、導入すればすぐにすべての業務が自動化されるわけではありません。具体的な、クラウド会計を導入する際の注意点については、以下の5つが挙げられます。
- 初期設定を正しく行う必要がある
- すべてを自動化できるわけではない
- インターネット環境に依存する
- ランニングコストが発生する
- 社内の運用ルールを整える必要がある
それぞれの注意点について解説していきます。
初期設定を正しく行う必要がある
クラウド会計を効果的に活用するには、初期設定が重要です。勘定科目、税区分、口座連携、請求書設定、権限設定などを適切に行わないと、正しい会計処理ができない可能性があります。
特に、消費税の設定や取引内容に応じた科目設定を誤ると、後から修正作業が発生することもあります。導入時には、自社の取引内容に合わせて設定を整えることが大切です。
すべてを自動化できるわけではない
クラウド会計は便利なツールですが、すべての判断を自動で行えるわけではありません。例えば、取引内容によっては、どの勘定科目で処理すべきか、消費税区分をどう設定すべきか、人の判断が必要になります。
自動で取り込まれたデータをそのまま登録してしまうと、誤った処理になる可能性もあります。そのため、クラウド会計を導入した後も、定期的な確認や専門家によるチェックが重要です。
インターネット環境に依存する
クラウド会計は、インターネット上で利用するサービスです。そのため、インターネット環境が不安定な場合、操作に時間がかかったり、データ連携がスムーズに進まなかったりする可能性があります。
また、システムメンテナンス中は一時的に利用できない場合もあります。クラウド会計を日常的に活用するためには、安定したインターネット環境を整えておくことが大切です。
ランニングコストが発生する
クラウド会計は、月額または年額で利用料金が発生するケースが一般的です。インストール型の会計ソフトに比べて初期費用は抑えやすい一方、利用し続ける限り継続的なコストがかかります。
さらに、利用人数や機能によって料金プランが変わる場合もあります。そのため、導入前には自社に必要な機能や利用人数を整理し、費用対効果を確認しておきましょう。
社内の運用ルールを整える必要がある
クラウド会計を導入する際は、社内の運用ルールも整える必要があります。例えば、以下のようなルールを決めておくと、運用がスムーズになります。
- 請求書はいつまでに発行するか
- 領収書はどのように保管するか
- 経費精算は誰が確認するか
- 口座連携の確認は誰が行うか
- 月次の締め日はいつにするか
- 誰にどの操作権限を付与するか
クラウド会計は、導入するだけで効果が出るものではありません。日々の業務フローに合わせて運用ルールを整えることで、効果を発揮しやすくなります。
クラウド会計の導入前に確認すべきこと
クラウド会計をスムーズに導入するためには、事前準備も重要です。下記にて、導入前に確認しておきたいポイントを解説します。
現在の経理業務の流れを整理する
まずは、現在の経理業務の流れを整理しましょう。
請求書の作成、入金確認、経費精算、支払い処理、月次締めなど、どの業務にどれくらい時間がかかっているのかを把握することで、クラウド会計で効率化すべきポイントが見えやすくなります。
業務フローを整理しないまま導入すると、どの機能を使うべきか判断しにくくなるため注意が必要です。
連携したい銀行口座やクレジットカードを確認する
クラウド会計を活用するうえで、銀行口座やクレジットカードとの連携は重要です。導入前には、自社で利用している銀行口座やクレジットカードが、導入予定のクラウド会計ソフトと連携できるか確認しておきましょう。
連携できない場合は、手入力やCSVデータの取り込みが必要になることもあります。導入後の運用負担を減らすためにも、事前確認が大切です。
過去データの移行方法を確認する
すでに別の会計ソフトやExcelで会計データを管理している場合は、過去データをどのように移行するか確認しておきましょう。
データ移行がうまくいかないと、過去の取引を手入力する必要が出てくる場合があります。特に、期中でクラウド会計に切り替える場合は、開始時点の残高や取引データを正しく反映することが重要です。
税理士事務所が対応できるか確認する
顧問税理士や会計事務所に経理・申告を依頼している場合は、クラウド会計に対応できるか事前に確認しておきましょう。
会社側がクラウド会計を導入しても、税理士事務所側が対応していなければ、データ共有や確認作業がスムーズに進まない可能性があります。クラウド会計を経営に活かしたい場合は、ソフトの操作だけでなく、会計データをもとにした月次確認や経営相談まで対応できる税理士事務所に相談するのがおすすめです。
クラウド会計が向いている企業
クラウド会計は、特に以下のような企業に向いています。
- 経理業務を効率化したい企業
- 経理担当者が少ない企業
- 月次決算を早めたい企業
- 経営状況をリアルタイムに把握したい企業
- 税理士事務所とスムーズに情報共有したい企業
- 請求書作成や経費精算も含めてバックオフィスを効率化したい企業
- freee会計などのクラウドサービスを活用したい企業
一方で、紙の資料や手作業中心の業務フローが残っている場合は、クラウド会計を導入する前に業務整理が必要になることもあります。そのため、自社に合った導入方法を検討しながら、段階的に運用を整えていくことが大切です。
クラウド会計を経営に活かすポイント
クラウド会計は、経理業務の効率化だけでなく、経営に活かしてこそ本来の価値を発揮します。ここでは、クラウド会計を経営に活かすためのポイントを解説します。
月次で数字を確認する習慣をつける
クラウド会計を導入したら、月次で数字を確認する習慣をつけることが大切です。
売上や利益、経費、資金残高を毎月確認することで、経営状況の変化に気づきやすくなります。数字を確認するタイミングが遅れると、赤字や資金不足への対応も遅れてしまいます。毎月の数字を早めに把握できれば、必要な対策を早い段階で検討できます。
資金繰りの確認に活用する
クラウド会計は、資金繰りの確認にも活用できます。売上が伸びていても、入金までに時間がかかったり、税金や社会保険料の支払いが重なったりすると、資金繰りが厳しくなることがあります。
クラウド会計で預金残高や入出金予定を確認できれば、資金不足を早めに把握しやすくなります。将来の支払いに備えた資金計画を立てるうえでも役立ちます。
税理士事務所と数字を共有して相談する
クラウド会計を経営に活かすためには、税理士事務所と数字を共有しながら相談することも重要です。
会計データをもとに相談することで、利益状況や経費の増減、資金繰りの課題などを具体的に確認できます。また、事業計画や採用、設備投資、借入などを検討する際にも、数字をもとに判断しやすくなります。
クラウド会計は、税理士事務所とのコミュニケーションを深めるためのツールとしても活用できます。
クラウド会計の活用は税理士事務所への相談がおすすめ
クラウド会計は、経理業務の効率化や経営状況の見える化に役立つ便利なツールです。
一方で、初期設定や運用ルールが整っていないと、十分な効果を得られないこともあります。また、会計処理や税務判断には専門的な知識が必要になる場面もあります。そのため、クラウド会計を導入する際は、税理委s事務所に相談しながら進めるのがおすすめです。
税理士事務所に相談することで、自社の業務フローに合った導入方法や、正しい会計処理、月次決算の進め方についてアドバイスを受けられます。クラウド会計を単なる会計ソフトとして使うのではなく、経営に役立つ仕組みとして活用したい場合は、専門家と一緒に運用体制を整えていくことが大切です。
まとめ｜クラウド会計を活用して数字を経営に活かそう
クラウド会計を導入すると、経理業務の効率化、月次決算の早期化、税理士事務所との連携強化、経営状況の見える化など、さまざまなメリットがあります。特に中小企業では、限られた人員で経理業務を行っているケースも多く、日々の入力作業や確認作業に負担を感じている企業も少なくありません。
クラウド会計を活用すれば、経理業務の負担を減らしながら、経営に必要な数字を早く把握しやすくなります。しかし、クラウド会計は導入して終わりではありません。初期設定や運用ルールを整え、会計データを定期的に確認し、経営判断に活かしていくことが重要です。
税理士法人ゼロベースでは、クラウド会計の導入・運用支援を通じて、お客様が本業に集中できる環境づくりをサポートしています。クラウド会計の導入や経理業務の効率化にお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
税理士法人ゼロベース 「数字の先に、意志のある経営を。」
