freee会計の便利機能とは？日々の経理業務を効率化できる機能を紹介

私たち税理士法人ゼロベースは過去の前提や状況にとらわれない、「ゼロベース思考」でお客様の無駄を削減し、お客様ご自身が本業に集中できる環境の構築を得意とする、伴走型の税理士法人です。

日々の経理業務では、請求書の作成、入金確認、領収書の整理、仕訳入力、月次資料の確認など、さまざまな作業が発生します。特に中小企業では、経理担当者が限られているケースも多く、経営者自身が経理業務を行っていることも少なくありません。

そのような経理業務の負担を軽減する手段として活用されているのが、クラウド会計ソフトのfreee会計です。freee会計には、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込み、取引登録を効率化する機能や、領収書・請求書などの証憑を管理する機能、経営状況を確認できるレポート機能などがあります。

このコラムでは、freee会計の便利機能や、日々の経理業務を効率化するための活用ポイントについてご紹介させていただきたいと思います。

freee会計とは

freee会計とは、インターネット上で利用できるクラウド型の会計ソフトです。従来の会計ソフトのように特定のパソコンへインストールして使うのではなく、インターネット環境があれば、会社のパソコンだけでなく、自宅や外出先からでも会計データを確認できます。

freee会計の大きな特徴は、日々の経理業務を効率化しやすい点です。銀行口座やクレジットカードと連携することで、入出金明細を取り込み、取引登録の作業を効率化できます。また、請求書や領収書などの証憑管理、経営レポートの確認、税理士事務所とのデータ共有などにも活用できます。

経理業務は、単に帳簿を作成するだけではありません。売上や費用、利益、資金繰りなどを正しく把握し、経営判断につなげることも重要です。freee会計を活用することで、経理業務の手間を減らしながら、経営に必要な数字を確認しやすくなります。

freee会計が経理業務の効率化に役立つ理由

freee会計が経理業務の効率化に役立つ理由は、入力作業や確認作業を減らし、会計データを一元管理しやすくなるためです。

従来の経理業務では、通帳やクレジットカード明細、請求書、領収書などを確認しながら、手作業で会計ソフトに入力するケースが一般的でした。その場合、入力に時間がかかるだけでなく、入力ミスや確認漏れが発生する可能性もあります。

freee会計では、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込んだうえで、取引内容に応じた登録を進められます。また、過去の取引内容をもとにルールを設定することで、同じような取引を効率的に処理しやすくなります。

さらに、クラウド上でデータを共有できるため、会社と税理士事務所が同じ会計データを確認できます。資料をメールで送ったり、会計データを都度やり取りしたりする手間を減らし、月次処理や確認作業をスムーズに進めやすくなる点もメリットです。

freee会計の便利機能

freee会計には、日々の経理業務を効率化するためのさまざまな機能があります。ここでは、特に中小企業で活用しやすい便利機能を紹介します。

自動で経理

freee会計の代表的な便利機能の一つが、「自動で経理」です。

自動で経理は、銀行口座やクレジットカードなどから取り込んだ明細をもとに、取引登録を進めるための機能です。取り込まれた明細を確認し、必要な情報を入力・修正して登録することで、日々の帳簿付けを効率化できます。

例えば、毎月発生する家賃、通信費、ソフト利用料、クレジットカード決済などは、取引内容がある程度決まっていることが多いです。これらを毎回手入力するのではなく、明細をもとに登録していくことで、入力作業の負担を軽減できます。

自動登録ルール

freee会計では、明細の自動登録ルールを設定できます。自動登録ルールとは、特定の条件に合う明細について、あらかじめ設定した内容で取引登録をしやすくする仕組みです。

例えば、毎月同じ取引先に支払う通信費や、毎月同じ金額で発生するシステム利用料などは、勘定科目や取引内容が大きく変わらないケースがあります。このような定型取引にルールを設定しておくことで、次回以降の処理を効率化できます。

自動登録ルールを活用すれば、経理担当者が毎回同じ内容を入力する手間を減らせます。また、処理方法を統一しやすくなるため、担当者による入力のばらつきを抑えることにもつながります。

しかし、取引内容が変わった場合や、税区分・勘定科目の判断が必要な場合には、定期的な見直しが必要です。効率化と正確性を両立するためには、税理士事務所と相談しながら運用することが大切です。

ファイルボックス

ファイルボックスは、領収書や請求書などの書類をfreee会計上で管理できる機能です。紙の領収書をスキャンしたり、PDFなどのデータをアップロードしたりすることで、証憑を会計データとあわせて管理しやすくなります。

経理業務では、領収書や請求書の管理に手間がかかります。紙の書類が多い場合、保管場所の確保や、後から必要な書類を探す作業が負担になることもあります。ファイルボックスを活用すれば、証憑をデータとして管理できるため、確認や検索がしやすくなります。

また、電子帳簿保存法への対応を進めるうえでも、証憑管理のルールを整えることは重要です。単に書類をアップロードするだけではなく、どの書類をどのタイミングで保存するか、誰が確認するかを決めておくことで、より実務に活かしやすくなります。

ファイルの登録ルール・自動記帳機能

freee会計では、ファイルボックスに取り込んだ証憑について、登録ルールや自動記帳機能を活用することもできます。

例えば、同じ発行元の領収書や、同じ内容の請求書が継続的に発生する場合、ルールを設定することで次回以降の処理をスムーズにしやすくなります。また、証憑情報をもとに取引登録を進められるため、手入力の負担を減らすことにもつながります。

近年、freee会計ではファイルボックス関連の機能もアップデートされています。AI-OCRによる読み取りや登録ルールを組み合わせることで、証憑から取引登録を行う作業をより効率化しやすくなっています。

しかし、自動記帳機能を利用する場合も、登録内容を確認せずにそのまま処理するのはおすすめできません。勘定科目、税区分、取引先、支払状況などは、実際の取引内容に応じて確認する必要があります。

請求書作成・入金管理

freee会計は、請求書作成や入金管理にも活用できます。

請求書を作成したあと、その内容を会計データと連携できれば、売上計上や入金確認の作業をスムーズに進めやすくなります。請求書をExcelやWordで作成し、別途会計ソフトに売上を入力している場合、二重入力が発生しやすくなります。

freee会計を活用すれば、請求書発行から入金確認、会計処理までの流れを整理しやすくなります。入金予定と実際の入金状況を確認しやすくなるため、売掛金の管理にも役立ちます。

経営レポート・ダッシュボード

freee会計では、日々の取引入力をもとに、経営状況を確認できるレポートやダッシュボードを利用できます。売上、費用、利益、残高などを確認できるため、経営者が自社の状況を把握しやすくなります。

経理業務は、決算や申告のためだけに行うものではありません。毎月の数字を確認し、利益が出ているか、経費が増えていないか、資金繰りに問題がないかを把握することが重要です。

freee会計のレポート機能を活用すれば、日々の取引データをもとに、経営状況を確認しやすくなります。数字を確認する習慣を持つことで、早い段階で課題に気づき、必要な対策を検討しやすくなります。

freee会計を導入するメリット

freee会計を導入することで、単に経理作業を効率化するだけでなく、会社全体の管理体制を整えることにもつながります。

まず、銀行口座やクレジットカードの明細を取り込み、定型取引にルールを設定することで、手入力の作業を削減できます。また、領収書や請求書の管理もクラウド上で行いやすくなるため、紙の書類を探す手間も減らせます。

次に、月次決算を早めやすくなる点もメリットです。日々の明細や証憑をfreee会計上で管理しておけば、月次処理に必要な情報を集めやすくなります。税理士事務所とも同じデータを共有できるため、確認や修正のやり取りもスムーズになります。

さらに、経営判断に必要な数字を確認しやすくなる点も重要です。売上が増えていても利益が残っていない場合や、利益が出ていても資金繰りが苦しい場合があります。freee会計のレポートやダッシュボードを活用すれば、経営者が現在の状況を把握し、次の行動を考えやすくなります。

freee会計を導入する際の注意点

freee会計は便利なツールですが、導入すればすぐにすべての経理業務が自動化されるわけではありません。効果的に活用するためには、初期設定や運用ルールの整備が重要です。

例えば、勘定科目、税区分、口座連携、請求書設定、権限設定などを適切に設定しなければ、正しい会計処理ができない可能性があります。特に、消費税の設定やインボイス制度への対応、電子帳簿保存法に関する運用は、会社の状況に応じて確認する必要があります。

また、自動で経理や自動登録ルールは便利な機能ですが、すべての判断をシステムに任せられるわけではありません。ある支出をどの勘定科目で処理するか、消費税区分をどう判断するか、経費として認められる内容かどうかなどは、人の確認が必要になる場合があります。

freee会計を導入する際は、領収書をいつまでにアップロードするか、請求書を誰が作成・確認するか、月次締め日をいつにするかなど、社内の運用ルールもあわせて整えることが大切です。

freee会計が向いている企業

freee会計は、特に以下のような企業に向いています。

• 経理業務を効率化したい企業
• 手入力やExcel管理を減らしたい企業
• 経理担当者が少ない企業
• 月次決算を早めたい企業
• 領収書や請求書をデータで管理したい企業
• 税理士事務所とスムーズに情報共有したい企業
• 経営状況をリアルタイムに近い形で把握したい企業

一方で、紙の書類や手作業中心の業務フローが多く残っている場合は、いきなりすべてをクラウド化しようとすると混乱することもあります。そのような場合は、まずは銀行口座やクレジットカードの連携、証憑管理、請求書発行など、効果が出やすい部分から段階的に始めるのがおすすめです。

freee会計の導入は税理士法人ゼロベースへご相談ください

freee会計は、日々の経理業務を効率化し、経営状況を見える化するために役立つクラウド会計ソフトです。自動で経理、自動登録ルール、ファイルボックス、レポート機能などを活用することで、入力作業や確認作業の負担を減らし、月次決算の早期化にもつなげやすくなります。

一方で、freee会計を効果的に活用するためには、初期設定や運用ルールの設計が重要です。設定内容が自社の取引実態に合っていなかったり、社内の運用ルールが整っていなかったりすると、せっかく導入しても十分な効果を得られない場合があります。

税理士法人ゼロベースでは、freee会計の導入支援や運用サポートを行っています。単に会計ソフトを導入するだけでなく、経理業務の効率化、月次決算の早期化、経営状況の見える化まで含めてサポートいたします。

freee会計を導入したい方、現在の経理業務を見直したい方、会計データを経営判断に活かしたい方は、ぜひ税理士法人ゼロベースへご相談ください。

税理士法人ゼロベース 「数字の先に、意志のある経営を。」