freee会計で業務改善ができる理由とは？経理効率化のポイントを解説

私たち税理士法人ゼロベースは、過去の前提や状況にとらわれない「ゼロベース思考」でお客様の無駄を削減し、お客様ご自身が本業に集中できる環境の構築を得意とする、伴走型の税理士法人です。

会社経営では、売上拡大や採用、資金繰りなどに加え、請求書の発行や入金確認、経費精算、月次の数字確認などのバックオフィス業務にも多くの時間がかかります。

特に中小企業やスタートアップでは、経理担当者が少なく、経営者自身が経理業務を兼任しているケースも少なくありません。その結果、本来注力すべき営業活動や商品開発、顧客対応に時間を割けないことがあります。

こうした課題の解決に役立つのが、クラウド会計ソフトであるfreee会計です。銀行口座やクレジットカードとの連携、請求書・経費精算との連動、会計データの確認などを通じて、経理業務の効率化や会社全体の業務改善につなげられます。

このコラムでは、freee会計を利用することでなぜ業務改善ができるのか、具体的な理由や導入時の注意点についてご紹介します。経理業務に時間がかかっている方、月次の数字を早く確認したい方、バックオフィス全体の効率化を進めたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

業務改善において経理業務の見直しが重要な理由

業務改善というと、営業活動や会議、社内フローの見直しを思い浮かべる方も多いかもしれません。しかし、会社全体の生産性を高めるうえでは、経理業務の改善も非常に重要です。

経理業務は、会社のお金の流れを記録し、経営状況を把握するために欠かせない業務です。一方で、紙の書類やExcel、手入力に頼った運用が残っていると、作業時間が増えやすく、入力ミスや確認漏れも起こりやすくなります。

例えば、請求書の作成や送付に時間がかかっている、入金確認が遅れている、領収書の整理に手間がかかっている、月次の数字を確認できるのが数ヶ月後になっている、といった状況は珍しくありません。

このような状態では、経理担当者だけでなく、経営者にも負担がかかります。数字の把握が遅れると、売上や利益、資金繰りの変化に気づくのも遅くなり、経営判断が後手に回ってしまう可能性があります。

業務改善を進めるうえでは、単に作業時間を減らすだけでなく、会社の数字を早く、正しく、共有しやすい状態にすることが大切です。そのための手段として、freee会計のようなクラウド会計ソフトの活用が有効です。

freee会計とは

freee会計とは、インターネット上で利用できるクラウド型の会計ソフトです。特定のパソコンにインストールして使う従来型の会計ソフトとは異なり、インターネット環境があれば、会社、自宅、外出先などから会計データを確認できます。

freee会計では、銀行口座やクレジットカードと連携することで、入出金明細を取り込み、取引登録に活用できます。また、請求書作成、経費精算、支払管理、レポート確認など、経理に関わるさまざまな業務とつなげて使える点も特徴です。

つまり、freee会計は単に仕訳を入力するためのツールではなく、経理業務全体の流れを整理し、バックオフィス業務を効率化するための仕組みとして活用できます。

しかし、導入すれば自動的にすべての業務が改善されるわけではありません。自社の業務フローに合わせて設定や運用ルールを整えることが重要です。

freee会計で業務改善ができる理由

freee会計を活用すると、経理業務のさまざまな場面で作業負担を減らしやすくなります。具体的には、以下のような業務改善が期待できます。

手入力を減らせる

freee会計を活用する大きなメリットの一つが、手入力の作業を減らしやすいことです。

従来の経理業務では、通帳やクレジットカード明細、領収書、請求書を確認しながら、一つひとつ取引内容を入力するケースが多くありました。この方法では作業時間がかかるだけでなく、日付や金額の入力ミス、二重入力、登録漏れが起こる可能性があります。

freee会計では、銀行口座やクレジットカードを連携することで、入出金明細を取り込み、取引登録に活用できます。毎月発生する家賃、通信費、サブスクリプション費用などは、登録ルールを整えることで処理を効率化しやすくなります。

手入力の負担が減ると、経理担当者は単純な入力作業ではなく、内容確認や月次の数字確認など、より重要な業務に時間を使いやすくなります。

経理業務の属人化を防ぎやすくなる

中小企業では、特定の担当者だけが経理業務の流れを把握しているケースがあります。担当者が休んだり退職したりすると、請求書の発行方法や月次処理の手順がわからなくなり、業務が止まってしまうこともあります。

freee会計を活用すると、取引データや処理状況をクラウド上で確認できます。どの取引が未処理なのか、どの資料が不足しているのかを把握しやすくなるため、経理業務の属人化を防ぎやすくなります。

また、経営者、経理担当者、税理士事務所などが同じデータを確認しながら作業を進められる点もメリットです。情報が一人に偏らず、関係者で共有しやすくなることで、業務の安定化につながります。

請求書発行から入金確認まで整理できる

請求業務は、会社の資金繰りに直結する重要な業務です。しかし、請求書をExcelで作成し、PDFで送付し、入金確認を別の表で管理している場合、作業が分散しやすくなります。

その結果、請求書の発行漏れ、送付漏れ、入金確認漏れ、未回収の見落としなどが起こる可能性があります。

freee会計を活用すると、請求書の作成や売上管理、入金確認の流れを整理しやすくなります。請求書の発行状況や入金状況を会計データとつなげて管理できれば、売上や未収入金の確認もスムーズになります。

特に取引先が多い会社や、毎月継続的に請求が発生する会社では、請求業務の効率化による効果は大きくなります。

経費精算や領収書管理の手間を減らせる

経費精算や領収書管理も、多くの会社で手間がかかりやすい業務です。紙の領収書を集めて、Excelに入力し、承認を受け、会計ソフトに転記する流れでは、従業員と経理担当者の双方に負担がかかります。

freee会計や関連サービスを活用すれば、経費精算の申請、承認、会計処理までの流れを整理しやすくなります。クレジットカード明細や領収書データと連携できれば、経費の内容確認や仕訳登録の負担も軽減できます。

経費精算のルールを整えることは、単なる作業効率化だけではありません。どの支出を会社の経費として認めるのか、どのような証憑を保管するのか、誰が承認するのかを明確にすることにもつながります。

月次決算を早めやすくなる

freee会計の活用は、月次決算の早期化にもつながります。

月次決算とは、毎月の売上、経費、利益、資金状況などを確認するための会計処理です。月次決算が遅れると、経営者が現在の業績を把握するタイミングも遅れてしまいます。

freee会計では、日々の取引データを取り込み、必要な処理を随時進めることで、月末後の確認作業を短縮しやすくなります。請求書、入金、経費、支払いなどの情報が整理されていれば、月次処理に必要な資料集めの負担も減ります。

月次決算が早くなると、経営者は早い段階で会社の状況を確認できます。これは、資金繰り、採用、投資、広告費、仕入れなどの判断を行ううえで大きなメリットです。

経営数字を確認しやすくなる

業務改善の目的は、単に作業時間を短くすることだけではありません。経営判断に必要な情報を、必要なタイミングで確認できる状態を作ることも重要です。

freee会計を活用すると、売上、経費、利益、預金残高、未収入金、未払金などの情報を確認しやすくなります。日々の取引を随時反映していくことで、現在の経営状況を把握しやすくなります。

例えば、今月の売上は計画通りか、利益はどのくらい残っているか、固定費が増えすぎていないか、入金予定と支払予定のバランスはどうか、といった点を確認しやすくなります。

数字を早く確認できれば、経営判断のスピードも上がります。感覚だけで判断するのではなく、数字をもとに次の一手を考えられるようになる点が、freee会計を活用する大きな価値です。

税理士事務所との情報共有がスムーズになる

従来の経理業務では、会計データを税理士事務所へ送るために、ファイルをメールで共有したり、紙の資料を郵送したりすることがありました。このような方法では、資料の不足や確認のやり取りが発生し、月次処理や決算処理に時間がかかりやすくなります。

freee会計では、会社と税理士事務所が同じ会計データを確認しながら作業を進められます。仕訳の確認、証憑の確認、月次の数字確認などをスムーズに行いやすくなるため、やり取りの負担を減らせます。

税理士事務所がリアルタイムに近い形で会計データを確認できれば、単なる記帳や申告だけでなく、利益状況や資金繰りに関する相談もしやすくなります。

freee会計を業務改善に活かすためのポイント

freee会計は便利なツールですが、導入するだけで業務改善が完了するわけではありません。効果を出すためには、導入前後の運用設計が重要です。

現在の業務フローを整理する

まずは、現在の経理業務の流れを整理しましょう。

請求書は誰が作成しているのか、入金確認はいつ行っているのか、経費精算は誰が承認しているのか、月次の締め日はいつなのかを明確にすることで、どこに無駄や課題があるのかが見えやすくなります。

業務フローを整理しないままfreee会計を導入すると、既存の非効率な運用をそのままクラウド上に移すだけになってしまう可能性があります。導入時には、ソフトの使い方だけでなく、業務そのものを見直すことが大切です。

初期設定を正しく行う

freee会計を効果的に活用するには、初期設定が重要です。

事業所情報、会計期間、消費税設定、勘定科目、口座連携、取引先情報、権限設定などを適切に整える必要があります。設定が曖昧なまま運用を始めると、後から修正作業が増えたり、正しい数字を確認しにくくなったりすることがあります。

特に消費税の設定や勘定科目の使い方は、税務申告にも関係します。導入時には、自社の取引内容や経理体制に合わせて設定することが大切です。

取引登録のルールを決める

freee会計では、銀行口座やクレジットカード明細を取り込めますが、取り込んだデータをどのように登録するかは運用ルールが必要です。

同じ支出でも、人によって勘定科目や摘要の入力方法が異なると、月次の確認や分析がしにくくなります。取引先名の表記がばらばらになると、未払金や売掛金の確認にも手間がかかります。

よく発生する取引については、勘定科目、税区分、取引先名、メモの入力ルールを決めておくことが重要です。ルールを整えることで、処理のばらつきを防ぎ、月次決算や経営分析に使いやすいデータを作れます。

税理士事務所と連携しながら運用する

freee会計は、日々の経理業務を効率化できる便利なツールです。しかし、会計や税務の判断がすべて自動で完結するわけではありません。

取引内容によっては、どの勘定科目で処理すべきか、消費税区分をどう設定すべきか、固定資産として計上すべきかなど、専門的な判断が必要になることがあります。

そのため、freee会計を導入する際は、freeeに詳しい税理士事務所と連携しながら運用することがおすすめです。初期設定や処理ルールを税務申告まで見据えて整えることで、導入後の修正や確認作業を減らしやすくなります。

freee会計の導入で注意すべきこと

freee会計は業務改善に役立つツールですが、導入時には注意点もあります。

まず、freee会計を導入しても、経理業務のすべてが自動化されるわけではありません。明細の取り込みや取引登録の補助はできますが、取引内容の判断、証憑の確認、税区分の確認、月次の数字分析などは、人の確認が必要です。

また、初期設定を誤ると、後から修正作業が増えることがあります。特に、消費税設定、勘定科目、開始残高、口座連携などは、運用開始前に確認しておくことが大切です。

さらに、社内に運用が定着するまでには時間がかかる場合があります。これまで紙やExcelで管理していた会社では、最初は操作に慣れるまで戸惑うこともあります。導入時には、担当者への説明や運用ルールの共有を行い、段階的に定着させることが重要です。

freee会計を効果的に活用するためには、システムの導入だけでなく、社内の業務フローや役割分担をあわせて見直す必要があります。

freee会計が向いている企業

freee会計は、特に以下のような企業に向いています。

• 経理業務を効率化したい企業
• 経理担当者が少ない企業
• 経営者が経理業務を兼任している企業
• 請求書や経費精算を紙やExcelで管理している企業
• 月次決算を早めたい企業
• 会社の数字をタイムリーに把握したい企業
• 税理士事務所とスムーズに情報共有したい企業
• バックオフィス全体の業務改善を進めたい企業

一方で、freee会計を効果的に活用するには、現在の業務フローを見直し、運用ルールを整える必要があります。導入すること自体が目的になってしまうと、十分な効果を得られない可能性があります。

大切なのは、自社の課題を整理したうえで、freee会計をどの業務に活用するのかを明確にすることです。

まとめ｜freee会計は業務改善と経営の見える化に役立つ

freee会計を利用することで業務改善ができる理由は、手入力の削減や経理作業の効率化だけではありません。銀行口座やクレジットカードとの連携、請求書や経費精算との連動、会計データの共有、月次決算の早期化などを通じて、会社全体のお金の流れを整理しやすくなります。

経理業務が整うと、経営者は現在の売上、利益、資金状況を確認しやすくなります。数字を早く把握できれば、投資、採用、資金調達、経費削減などの判断も行いやすくなります。

しかし、freee会計は導入すればすぐに成果が出るものではありません。初期設定、取引登録ルール、社内の役割分担、税理士事務所との連携を整えることで、本来の効果を発揮しやすくなります。

税理士法人ゼロベースでは、freee会計の導入支援や運用設計、月次決算、財務アドバイザリーまで、会社の状況に合わせたサポートを行っています。

freee会計を活用して経理業務を効率化したい方、会社の数字を早く把握できる体制を作りたい方、バックオフィス全体の業務改善を進めたい方は、ぜひ一度ご相談ください。現在の業務フローや課題をヒアリングしたうえで、貴社に合った運用方法をご提案いたします。

税理士法人ゼロベース 「数字の先に、意志のある経営を。」