経理業務をアウトソースするメリットとは？中小企業が一部業務から外注する方法

私たち税理士法人ゼロベースは過去の前提や状況にとらわれない、「ゼロベース思考」でお客様の無駄を削減し、お客様ご自身が本業に集中できる環境の構築を得意とする、伴走型の税理士法人です。

中小企業では、請求書の発行、入金確認、支払い管理、経費精算、会計ソフトへの入力など、日々の経理業務に多くの時間がかかります。経営者や少人数の管理部門が対応している場合、本来取り組むべき営業活動や採用、サービス改善などに十分な時間を使えないケースも少なくありません。

そのような課題を解決する方法の一つが、経理業務のアウトソースです。経理業務のすべてを外部に任せるだけでなく、記帳や請求書管理、支払い処理など、一部の業務から外注することも可能です。

このコラムでは、経理業務をアウトソースするメリットや、外注しやすい業務の例、中小企業が一部業務から始める方法についてご紹介させていただきたいと思います。経理業務の負担を減らしたい方、バックオフィスを効率化したい方は、ぜひ最後までご覧ください。

経理業務のアウトソースとは

経理業務のアウトソースとは、自社で行っている経理・管理業務の一部または全部を、外部の専門家や専門会社に依頼することです。経理BPOと呼ばれることもあります。

BPOとは「Business Process Outsourcing」の略で、業務プロセスを外部に委託する仕組みのことです。経理BPOの場合、会計ソフトへの入力、請求書発行、入金確認、支払い管理、経費精算、月次資料の作成補助など、経理に関する実務を外部に任せることができます。

中小企業では、経理担当者が1人しかいない、経営者が経理も兼任している、担当者の退職や休職で業務が止まってしまうといった課題が起こりやすい傾向があります。経理業務をアウトソースすることで、属人化を防ぎながら、安定した管理体制を整えやすくなります。

また、近年はクラウド会計やオンラインストレージ、チャットツールなどの活用により、資料の共有や確認作業をスムーズに行いやすくなっています。そのため、社内に経理担当者を置かずに、外部と連携しながら経理体制を整える企業も増えています。

経理業務をアウトソースするメリット

経理業務をアウトソースすることで、単に作業を外部に任せられるだけでなく、社内の時間の使い方や経営判断にも良い影響が期待できます。ここでは、主なメリットについて解説します。

経理業務にかかる時間を削減できる

経理業務をアウトソースする大きなメリットは、社内の作業時間を削減できることです。

経理業務には、日々の領収書整理、会計ソフトへの入力、請求書作成、入金確認、支払い予定の確認など、細かな作業が多くあります。一つひとつの作業は小さく見えても、毎月積み重なると大きな負担になります。

特に、経営者自身が経理を行っている場合、経理作業に時間を取られることで、本業や営業活動に集中しにくくなることがあります。経理業務の一部を外部に任せることで、社内の時間をより重要な業務に使いやすくなります。

経理担当者の属人化を防げる

中小企業では、経理担当者が限られていることが多く、特定の人しか業務内容を把握していない状態になりやすいです。

このような状態では、担当者が急に退職したり、休職したりした場合に、請求書の発行や支払い処理、月次処理が止まってしまう可能性があります。また、業務の進め方が担当者任せになっていると、ミスや確認漏れに気づきにくくなることもあります。

経理業務をアウトソースすると、外部の専門家と業務フローを共有しながら進めることができます。業務内容を整理し、誰が見ても分かる形にしていくことで、属人化の防止につながります。

専門的な知識を活用できる

経理業務では、会計処理や消費税、インボイス制度、電子帳簿保存法など、専門的な知識が必要になる場面があります。

社内だけで対応していると、制度変更への対応や会計処理の判断に迷うこともあります。特に、経理担当者が専任ではない場合、日々の作業をこなしながら最新の制度を確認するのは大きな負担です。

税理士事務所や会計の専門家と連携して経理業務を進めれば、実務面のサポートだけでなく、会計・税務の観点から確認してもらいやすくなります。単なる作業代行ではなく、正確な数字をもとに経営判断を行うための体制づくりにもつながります。

月次決算を早めやすくなる

経理業務が社内で後回しになると、月次の数字がまとまるまでに時間がかかることがあります。月次決算が遅れると、売上や利益、資金繰りの状況を把握するタイミングも遅くなってしまいます。

経理業務をアウトソースし、毎月の資料提出や確認の流れを整えることで、月次処理を早めやすくなります。数字を早く把握できれば、資金繰りの確認、経費の見直し、採用や投資の判断などもスピーディーに行いやすくなります。

経営においては、過去の数字をまとめるだけでなく、現在の状況を早めに把握することが重要です。経理BPOは、経営者が数字を見ながら判断するための土台づくりにも役立ちます。

採用・教育コストを抑えやすい

経理担当者を新たに採用する場合、求人費用や採用活動の時間、入社後の教育コストが発生します。また、経理経験者を採用できたとしても、自社の業務フローや会計ソフトに慣れるまでには時間がかかります。

一方、経理業務をアウトソースすれば、必要な業務量に応じて外部のリソースを活用できます。正社員を1人採用するほどの業務量はないものの、経理作業の負担は減らしたいという企業にとっては、アウトソースが有効な選択肢になります。

特に、創業期や成長期の企業では、売上や人員の増加に合わせてバックオフィスの負担も増えていきます。最初からすべてを社内で抱えるのではなく、外部を活用しながら必要な体制を整えることが大切です。

アウトソースしやすい経理業務の例

経理業務のアウトソースというと、すべての経理業務を外部に任せるイメージを持つ方もいるかもしれません。しかし、実際には一部の業務から外注することも可能です。

例えば、以下のような業務はアウトソースしやすい代表的なものです。

記帳・会計ソフトへの入力

領収書や請求書、銀行口座、クレジットカードの明細などをもとに、会計ソフトへ取引を入力する業務です。

クラウド会計を活用すれば、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込み、仕訳候補を作成できます。ただし、勘定科目や税区分の判断には確認が必要です。外部の専門家に依頼することで、入力作業の負担を減らしながら、処理の正確性を高めやすくなります。

請求書の発行・入金確認

請求書の発行や送付、入金状況の確認もアウトソースしやすい業務です。

請求書の発行漏れや入金確認漏れがあると、資金繰りに影響が出る可能性があります。特に取引先が増えてくると、請求日や入金予定日、未入金の確認を社内だけで管理するのが難しくなることもあります。

外部に依頼することで、請求から入金確認までの流れを整理し、確認漏れを防ぎやすくなります。

支払い管理

仕入先や外注先への支払い管理も、経理業務の中で負担になりやすい業務の一つです。

支払い予定の確認、請求書の整理、振込データの作成、支払い後の確認などには、正確性が求められます。支払い漏れや金額の誤りがあると、取引先との信頼関係に影響する可能性もあります。

支払い管理をアウトソースする場合は、承認権限や最終確認のルールを明確にしておくことが大切です。外部にすべてを任せるのではなく、支払い前の確認は社内で行うなど、役割分担を決めて運用すると安心です。

経費精算

従業員の立替経費や交通費、出張費などの精算業務もアウトソースの対象になります。

経費精算は、領収書の確認、申請内容のチェック、会計処理など、細かな確認が必要です。社内ルールがあいまいなまま運用していると、確認に時間がかかったり、処理が遅れたりすることがあります。

経費精算のルールを整えたうえで外部に依頼すれば、社内の確認作業を減らし、毎月の処理をスムーズに進めやすくなります。

月次資料の作成補助

月次の売上、経費、利益、預金残高などを確認するための資料作成も、アウトソースによって効率化できます。

経営者が数字を確認するためには、会計データが整理されているだけでなく、見やすい形でまとめられていることも重要です。外部の専門家と連携することで、月次の数字を確認しやすくなり、経営判断にも活用しやすくなります。

経理業務を一部からアウトソースする方法

経理業務をアウトソースする際は、いきなりすべての業務を外部に任せる必要はありません。まずは負担が大きい業務や、属人化している業務から一部外注する方法もあります。

現在の経理業務を洗い出す

まずは、現在行っている経理業務を洗い出しましょう。

例えば、請求書の発行、入金確認、支払い処理、経費精算、会計ソフトへの入力、月次資料の作成など、毎月発生している業務を整理します。そのうえで、誰が担当しているのか、どれくらい時間がかかっているのか、どこでミスや遅れが起きやすいのかを確認します。

業務を洗い出すことで、外注すべき業務と社内に残すべき業務を判断しやすくなります。

外注する業務の範囲を決める

次に、外注する業務の範囲を決めます。

例えば、最初は記帳業務だけを依頼し、慣れてきたら請求書発行や支払い管理も依頼する方法があります。また、日々の経理作業は社内で行い、月次のチェックや会計データの確認だけを外部に依頼することも可能です。

すべての業務を一度に外注すると、社内の運用変更が大きくなり、混乱が生じることもあります。まずは一部業務から始め、運用しながら範囲を広げていくとスムーズです。

資料共有の方法を整える

経理業務を外部に依頼する場合、資料共有の方法を整えることも重要です。

紙の領収書や請求書を郵送でやり取りしていると、確認に時間がかかります。クラウド会計、オンラインストレージ、チャットツールなどを活用すれば、資料の共有や確認作業を効率化しやすくなります。

また、資料の提出期限やファイル名のルール、確認担当者などを決めておくことで、外部とのやり取りがスムーズになります。

社内と外部の役割分担を明確にする

経理業務をアウトソースする際は、社内と外部の役割分担を明確にしておく必要があります。

例えば、請求書の作成は外部に依頼するが、最終確認と送付判断は社内で行う、支払いデータの作成は外部に依頼するが、振込実行は社内で行うといった形です。

特に、お金の支払いに関する業務は、承認ルールを明確にしておくことが大切です。外部に任せる業務と、社内で最終確認すべき業務を分けることで、安心して運用しやすくなります。

経理業務のアウトソースが向いている企業

経理業務のアウトソースは、特に以下のような企業に向いています。

• 経営者が経理業務も兼任している企業
• 経理担当者が少ない企業
• 経理担当者の退職や休職に備えたい企業
• 月次決算を早めたい企業
• クラウド会計を活用して経理を効率化したい企業
• 採用せずにバックオフィス体制を整えたい企業
• 請求書発行や入金確認など、一部業務の負担を減らしたい企業
• 数字を早く把握し、経営判断に活かしたい企業

一方で、経理業務を外部に任せるには、社内の業務フローや資料共有の方法を整理する必要があります。現在の業務が属人化している場合は、まず業務内容を見える化し、どの部分を外注するのかを明確にすることが大切です。

経理業務のアウトソースで注意すべきポイント

経理業務のアウトソースには多くのメリットがありますが、外部に依頼すればすべてが自動的に解決するわけではありません。スムーズに運用するためには、いくつかの注意点があります。

丸投げにしない

経理業務を外部に依頼する場合でも、会社のお金の流れを経営者や社内担当者が把握しておくことは重要です。

外部に任せきりにしてしまうと、数字の変化に気づきにくくなる可能性があります。月次の数字や資金繰り、未入金、支払い予定などは、定期的に確認する体制を整えましょう。

業務範囲を明確にする

外注する業務の範囲があいまいだと、依頼する側と受ける側で認識のズレが生じることがあります。

どの業務を依頼するのか、どこまで対応してもらうのか、社内で確認すべき作業は何かを事前に決めておくことが大切です。業務範囲を明確にすることで、トラブルを防ぎやすくなります。

クラウド会計などの仕組みを活用する

経理業務を効率化するには、アウトソースとあわせてクラウド会計などの仕組みを活用することも重要です。

紙やExcel中心の運用のままでは、外部との資料共有に時間がかかり、十分な効率化につながらない場合があります。クラウド会計を活用すれば、会社と外部の専門家が同じデータを確認しやすくなり、月次処理や確認作業も進めやすくなります。

経理業務のアウトソースはゼロベースへご相談ください

経理業務は、会社を運営するうえで欠かせない業務です。しかし、日々の入力作業や確認作業に時間を取られすぎると、経営者や社員が本来注力すべき業務に集中しにくくなります。

経理業務のアウトソースは、すべての業務を外部に任せる方法だけではありません。記帳、請求書管理、入金確認、支払い管理、経費精算など、一部の業務から始めることも可能です。自社の状況に合わせて外部を活用することで、無理なくバックオフィス体制を整えやすくなります。

税理士法人ゼロベースでは、クラウド会計の活用や経理BPOを通じて、中小企業の経理業務の効率化をサポートしています。単なる作業代行にとどまらず、経営者が数字を見ながら判断できる体制づくりまで、伴走しながら支援いたします。

経理業務の負担を減らしたい方、経理担当者の属人化を防ぎたい方、まずは一部業務からアウトソースを検討したい方は、ぜひ一度ゼロベースへご相談ください。

税理士法人ゼロベース 「数字の先に、意志のある経営を。」